Créer un envoi / Créer un envoi
Expéditions avec Excel
Avez-vous 10, 50 ou des centaines d'envois à effectuer ? Les saisir un par un prend trop de temps.
Grâce à l'importation via Excel, vous pouvez préparer l'intégralité de votre liste dans une feuille de calcul et l'importer sur la plateforme en une seule fois. Le système lit votre fichier, valide automatiquement les adresses et vous présente un récapitulatif avant la confirmation, afin que vous puissiez tout vérifier avant de générer vos bons de livraison.
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs ayant ce rôle Assistance.
Avant de commencer
Préparez les informations suivantes pour chaque envoi :
- Adresse d'origine et de destination
- Dimensions et poids du colis
- Description du contenu
- Pour les envois internationaux : valeur déclarée et code SH du produit
ℹ️ Qu'est-ce que le code SH ? Il s'agit d'un code international qui permet de classer le type de produit à des fins douanières. Il est obligatoire pour les envois transfrontaliers. Si vous ne disposez pas de ce code, la plateforme vous en proposera un lors de l'importation.
Comment y accéder ?
- Connectez-vous à votre compte Envia.com
- Accédez à « Créer une expédition » > Créer des envois avec Excel.
Vous verrez la section Fichiers enregistrés avec l'historique des fichiers que vous avez précédemment téléchargés. En haut à droite, vous trouverez deux options :
- Modèle Smart (recommandée): Il prend en charge les formats flexibles et analyse votre fichier grâce à l'intelligence artificielle.
- Télécharger un fichier Excel: Modèle traditionnel avec des colonnes fixes, spécifique à chaque pays.
ℹ️ Si c'est la première fois que vous utilisez cette fonction, utilisez la Modèle Smart. Elle est plus simple et ne nécessite pas que votre fichier Excel soit formaté d'une manière précise.
Modèle Smart (recommandé)
Étape 1. Téléchargez le modèle
- Cliquez sur le bouton Semelle Smart. La fenêtre contextuelle « Importation intelligente » s'ouvrira.
- Cliquez sur « Télécharger le modèle » et ouvrez le fichier dans Excel ou n'importe quel tableur.
Étape 2. Remplissez vos coordonnées de livraison
Le modèle ne comporte qu'une seule feuille intitulée « shipments ». Remplissez une ligne par envoi avec les informations suivantes :
| Section | Ce qui est inclus |
|---|---|
| Identification | Référence unique de l'envoi |
| Origine | Adresse complète de départ |
| Destination | Adresse complète, nom du destinataire, entreprise, e-mail, téléphone |
| Type | Numéro de colis et type d'expédition (Sur / Boîte / Palette) |
| Dimensions | Hauteur, largeur, longueur et unité de mesure (cm ou pouces) |
| Poids | Poids et unité (kg ou lb) |
| Contenu | Description du contenu du colis |
| Produit | Référence et quantité |
| Valeurs | Valeur déclarée et devise |
| Prélèvements | Assurance et montant à percevoir contre remise, le cas échéant (1 = Oui, 0 = Non) |
ℹ️ Adresse d'origine : vous pouvez la saisir librement. Si vous ne la remplissez pas, le système utilisera l'adresse par défaut de votre entreprise. Cela s'avère utile lorsque tous vos envois proviennent du même endroit.
ℹ️ Plusieurs colis dans un même envoi : utilisez le même numéro dans la colonne # « Colis » pour regrouper des produits dans un même colis physique. Modifiez le numéro pour indiquer un colis différent au sein du même envoi.
Étape 3. Téléchargez le fichier
Retour au mode Importation intelligente et faites glisser votre fichier dans la zone de téléchargement, ou cliquez pour le sélectionner sur votre ordinateur. Le système traitera automatiquement le fichier.
Formats acceptés : .xls et .xlsx
Étape 4. Vérifiez le récapitulatif de l'importation
Avant de valider, vous verrez s'afficher un récapitulatif comprenant :
- Nombre total d'envois et de colis détectés
- État de chaque ligne : ✓ correct ou ⚠ avec avertissement
- Suggestions de codes SH si le système détecte des produits non classés
Si un envoi comporte un avertissement ⚠
L'envoi n'est pas bloqué. Tu peux continuer et le modifier ultérieurement depuis la liste des envois. Les envois accompagnés d'un avertissement sont traités de la même manière ; il suffit de les vérifier avant de générer le bon d'expédition.
Si vous devez corriger le fichier
Cliquez sur ← Retour pour revenir à l'écran de chargement et télécharger une version mise à jour sans fermer le flux.
Adresse d'origine manquante
Si une ligne de votre fichier ne comporte pas d'adresse d'origine, le système vous demandera d'en attribuer une avant de continuer. Sélectionnez l'une de vos adresses enregistrées dans la liste qui s'affiche dans le récapitulatif. Le bouton Traiter restera désactivé jusqu'à ce que tu aies résolu ce problème.
ℹ️ Si vous n'avez pas enregistré d'adresse de départ, cliquez sur Ajouter dans le sélecteur pour en créer une nouvelle via Paramètres > Adresses.
Suggestions de codes SH
Si le système détecte des produits sans code SH, il affichera un tableau contenant des suggestions automatiques. Vous pouvez :
- Cliquez sur Utiliser dans chaque ligne pour accepter la suggestion individuellement.
- Cliquez sur Tout utiliser pour accepter toutes les suggestions en un seul clic.
Les codes SH proposés constituent une indication automatique. Nous vous recommandons de les vérifier avant de confirmer vos envois internationaux.
Lorsque tout sera prêt, cliquez sur Traiter.
Étape 5. Choisissez le service d'expédition
Vous verrez la liste de tous vos envois importés. À partir d'ici :
- Cliquez sur Calculer Pour chaque envoi, consultez les options de transporteur et leurs tarifs, puis sélectionnez le service qui vous convient le mieux.
- Ou sélectionnez plusieurs envois et demandez un devis groupé depuis la barre inférieure.
Étape 6. Créez vos guides
Une fois que vous avez sélectionné le service :
- Cochez les envois que vous souhaitez traiter.
- Cliquez sur Générer dans la barre inférieure.
- Téléchargez vos guides en cliquant sur le bouton Télécharger les guides.
ℹ️ Les guides générés sont également disponibles sur Mes envois pour les consulter ou les télécharger à tout moment.
ℹ️ Dans la rubrique Fichiers enregistrés, le statut de chaque lot est affiché au format
X / Y, oùXc'est le nombre de guides déjà générés etYIl s'agit du nombre total d'envois contenus dans le fichier. Tant que le lot est en cours de traitement, son statut s'affiche en orange.
Semelle traditionnelle
Utilisez cette option si vous disposez déjà d'un processus en place ou si vous avez besoin d'une compatibilité avec un autre système.
| Modèle Smart | Semelle traditionnelle | |
|---|---|---|
| Format | Flexible, le système interprète votre fichier | Des colonnes fixes que vous devez respecter à la lettre |
| Archives | Universel pour tous les pays | Un fichier différent par pays |
| Le format doit être exact | Non | Oui |
Étape par étape
- Cliquez sur Télécharger un fichier Excel.
- Téléchargez le modèle correspondant à votre pays. Les colonnes varient selon les pays.
- Remplissez le formulaire avec vos coordonnées de livraison.
- Téléchargez le fichier sur la plateforme en le faisant glisser dans la zone de téléchargement ou en le sélectionnant sur votre ordinateur.
- Suite à partir de la Étape 5 de cet article pour sélectionner le service et générer vos bons de livraison.
ℹ️ Téléchargez toujours le modèle correspondant à votre pays. L'utilisation du modèle d'un autre pays peut entraîner des erreurs lors de l'importation, car les colonnes et les champs obligatoires varient d'un pays à l'autre.
ℹ️ Dans le fichier téléchargeable, vous trouverez un dossier « Exemples » contenant des manuels en plusieurs langues pour vous aider à remplir correctement le modèle.
Questions fréquentes
Combien d'envois puis-je importer dans un fichier ? Il n'y a pas de limite fixe. Si vous effectuez une opération portant sur un volume important et que vous constatez des ralentissements, nous vous recommandons de diviser le fichier en lots.
Que se passe-t-il si le code postal n'existe pas dans la base de données ? Le système utilise l'intelligence artificielle pour analyser l'adresse et la compléter automatiquement à partir des informations disponibles.
Puis-je effectuer des envois internationaux avec cette fonctionnalité ? Oui. Veille à indiquer le code SH de chaque produit. Le système t'avertira dans le récapitulatif d'importation si cette information manque.
Puis-je télécharger le fichier plusieurs fois ? Oui. Chaque fichier est enregistré dans l'historique avec son statut. Tu peux le consulter à nouveau ou télécharger une version corrigée quand tu le souhaites.
Puis-je modifier un envoi après l'avoir importé ? Oui. Vous pouvez modifier les informations relatives à n'importe quel envoi dans la liste avant d'établir un devis ou de générer le bon de livraison.
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