Crear envío / Crear envío
Envíos con excel
¿Tienes 10, 50 o cientos de envíos que hacer? Capturarlos uno por uno toma demasiado tiempo.
Con la importación por Excel puedes preparar toda tu lista en una hoja de cálculo y subirla a la plataforma de una sola vez. El sistema lee tu archivo, valida las direcciones automáticamente y te muestra un resumen antes de confirmar. Así puedes revisar todo antes de generar tus guías.
Antes de empezar
Necesitas tener lista la información de cada envío:
- Dirección de origen y destino
- Medidas y peso del paquete
- Descripción del contenido
- Para envíos internacionales: valor declarado y código HS del producto
ℹ️ ¿Qué es el código HS? Es un código internacional que clasifica el tipo de producto para aduanas. Es obligatorio en envíos que cruzan fronteras. Si no lo tienes, la plataforma te sugerirá uno durante la importación.
¿Cómo acceder?
- Inicia sesión en tu cuenta Envia.com
- Ve a Crear envío > Crear envíos con Excel.
- Verás el historial de archivos que has cargado anteriormente y en la parte superior dos opciones:
- Plantilla Smart: Recomendada. Acepta formatos flexibles e interpreta tu archivo con inteligencia artificial.
- Subir archivo Excel: Plantilla tradicional con columnas fijas, específica por país.
💡 Si es la primera vez que usas esta función, usa la Plantilla Smart. Es más sencilla y no requiere que tu Excel tenga un formato exacto.
Opción 1: Plantilla Smart (recomendada)
Paso 1. Descarga la plantilla
- Haz clic en el botón Plantilla Smart. Se abrirá el modal de Importación Inteligente.
- Haz clic en Descargar plantilla y abre el archivo en Excel o cualquier editor de hojas de cálculo.
Paso 2. Llena tus datos de envío
La plantilla tiene una sola hoja llamada shipments. Llena una fila por envío con la siguiente información:
| Sección | Qué incluye |
|---|---|
| Identificación | Referencia única del envío |
| Origen | Dirección completa de salida |
| Destino | Dirección completa, nombre del destinatario, empresa, correo, teléfono |
| Tipo | # de paquete y tipo de envio (Sobre/Caja/Tarima) |
| Dimensiones | Alto, ancho, largo y unidad de medida (cm o in) |
| Peso | Peso y unidad (kg o lb) |
| Contenido | Descripción del contenido del paquete |
| Producto | SKU y cantidad |
| Valores | Valor declarado y moneda |
| Cobros | Seguro y monto de cobro contra entrega, si aplica (1 = Si, 0 = No) |
ℹ️ Dirección de origen: Puedes escribirla en formato libre. Si la dejas vacía, el sistema usará la dirección predeterminada de tu empresa. Esto es útil cuando todos tus envíos salen desde el mismo lugar.
ℹ️ Paquetes múltiples en un mismo envío: Usa el mismo número en la columna # Paquete para agrupar productos en un mismo paquete físico. Cambia el número para indicar un paquete distinto dentro del mismo envío.
Paso 3. Sube el archivo
- Regresa al modal de Importación Inteligente y arrastra tu archivo al área de carga, o haz clic para seleccionarlo desde tu computadora.
- El sistema procesará el archivo automáticamente.
- Formatos aceptados:
.xlsy.xlsx
Paso 4. Revisa el resumen de importación
Antes de confirmar, verás un resumen con:
- Total de envíos y paquetes detectados
- Estado de cada fila: ✓ correcto o ⚠ con advertencia
- Sugerencias de código HS si el sistema detecta productos sin clasificar
Si un envío tiene advertencia ⚠
El envío no está bloqueado. Puedes corregirlo ahí mismo o continuar y editarlo después desde la lista de envíos. Los envíos con advertencia se procesan igual, solo revísalos antes de generar la guía.
Si necesitas corregir el archivo
Haz clic en Subir otro archivo para cargar una versión actualizada sin cerrar el flujo. Cuando todo esté listo, haz clic en Procesar.
Paso 5. Selecciona el servicio de envío
Verás la lista de todos tus envíos importados. Desde aquí:
- Haz clic en Cotizar en cada envío para ver las opciones de transportista y sus precios
- Selecciona el servicio que más te convenga
- O selecciona varios envíos y cotiza en lote desde la barra inferior
Paso 6. Genera tus guías
Una vez que hayas seleccionado el servicio:
- Marca los envíos que quieres procesar
- Haz clic en Generar en la barra inferior
- Descarga tus guías con el botón Descargar guías
ℹ️ Las guías generadas también quedan disponibles en la sección Mis Envíos de tu cuenta para consultarlas o descargarlas en cualquier momento.
Opción 2: Plantilla tradicional
Usa esta opción si ya tienes un proceso establecido o necesitas compatibilidad con otro sistema.
| Plantilla Smart | Plantilla tradicional | |
|---|---|---|
| Formato | Flexible, el sistema interpreta tu archivo | Columnas fijas que debes respetar exactamente |
| Archivo | Universal para todos los países | Un archivo diferente por país |
| Requiere formato exacto | No | Sí |
Paso a paso
- Haz clic en Subir archivo Excel
- Descarga la plantilla correspondiente a tu país. Las columnas varían por país
- Llena la plantilla con tus datos de envío
- Sube el archivo a la plataforma
- Continúa desde el Paso 5 de este artículo para seleccionar el servicio y generar tus guías
⚠️ Descarga siempre la plantilla de tu país. Usar la plantilla de otro país puede generar errores en la importación, ya que las columnas y campos requeridos varían.
💡 Dentro del archivo descargable encontrarás una carpeta de Ejemplos con manuales en varios idiomas para ayudarte a llenar la plantilla correctamente.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos envíos puedo importar en un archivo? No hay un límite fijo. Si tienes una operación de alto volumen y experimentas lentitud, te recomendamos dividir el archivo en lotes.
¿Qué pasa si el código postal no existe en la base de datos? El sistema usa inteligencia artificial para interpretar y completar la dirección automáticamente con la información disponible.
¿Puedo hacer envíos internacionales con esta función? Sí. Asegúrate de incluir el código HS de cada producto. El sistema te avisará en el resumen de importación si falta ese dato.
¿Puedo subir el archivo varias veces? Sí. Cada archivo queda guardado en el historial con su estado. Puedes volver a consultarlo o subir una versión corregida cuando quieras.
¿Puedo editar un envío después de importarlo? Sí. Puedes modificar los datos de cualquier envío desde la lista antes de cotizar o generar la guía.
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