Creare la spedizione / Crea spedizioni
Spedizioni con Excel
Hai 10, 50 o centinaia di spedizioni da effettuare? Inserirle una per una richiede troppo tempo.
Con l'importazione tramite Excel puoi preparare l'intero elenco in un foglio di calcolo e caricarlo sulla piattaforma in un'unica operazione. Il sistema legge il tuo file, verifica automaticamente gli indirizzi e ti mostra un riepilogo prima della conferma. In questo modo puoi controllare tutto prima di generare le tue etichette.
Prima di iniziare
Devi avere a portata di mano le informazioni relative a ogni spedizione:
- Indirizzo di origine e di destinazione
- Dimensioni e peso del pacco
- Descrizione del contenuto
- Per le spedizioni internazionali: valore dichiarato e codice HS del prodotto
ℹ️ Che cos'è il codice HS? È un codice internazionale che classifica il tipo di prodotto ai fini doganali. È obbligatorio per le spedizioni transfrontaliere. Se non lo possiedi, la piattaforma te ne suggerirà uno durante la procedura di importazione.
Come accedervi?
- Accedere al proprio account Envia.com
- Vai su "Crea spedizione" > Creare spedizioni con Excel.
- Vedrai la cronologia dei file che hai caricato in precedenza e, nella parte superiore, due opzioni:
- Modello Smart: Consigliata. Supporta formati flessibili e analizza il tuo file grazie all'intelligenza artificiale.
- Carica file Excel: modello tradizionale con colonne fisse, specifico per paese.
💡 Se è la prima volta che utilizzi questa funzione, usa il modello Smart. È più semplice e non richiede che il tuo file Excel abbia un formato preciso.
Opzione 1: Modello Smart (consigliato)
Passo 1. Scarica il modello
- Fai clic sul pulsante Modello Smart. Si aprirà la finestra modale "Importazione intelligente".
- Clicca su "Scarica modello" e apri il file in Excel o in qualsiasi programma per la gestione di fogli di calcolo.
Fase 2. Inserisci i tuoi dati di spedizione
Il modello è costituito da un unico foglio denominato "shipments". Compila una riga per ogni spedizione con le seguenti informazioni:
| Sezione | Cosa comprende |
|---|---|
| Identificazione | Codice unico della spedizione |
| Origine | Indirizzo completo di partenza |
| Destinazione | Indirizzo completo, nome del destinatario, azienda, e-mail, numero di telefono |
| Tipo | #: imballaggio e tipo di spedizione (Sopra/Scatola/Piattaforma) |
| Dimensioni | Altezza, larghezza, lunghezza e unità di misura (cm o pollici) |
| Peso | Peso e unità (kg o lb) |
| Contenuto | Descrizione del contenuto della confezione |
| Prodotto | SKU e quantità |
| Valori | Valore dichiarato e valuta |
| Addebiti | Assicurazione e importo da riscuotere alla consegna, se applicabile (1 = Sì, 0 = No) |
ℹ️ Indirizzo di origine: puoi inserirlo in formato libero. Se lo lasci vuoto, il sistema utilizzerà l'indirizzo predefinito della tua azienda. Ciò è utile quando tutte le tue spedizioni partono dallo stesso luogo.
ℹ️ Più colli in un'unica spedizione: utilizza lo stesso numero nella colonna # "Collo" per raggruppare i prodotti in un unico collo fisico. Modifica il numero per indicare un collo diverso all'interno della stessa spedizione.
Fase 3. Carica il file
- Torna alla schermata "Importazione intelligente" e trascina il tuo file nell'area di caricamento, oppure clicca per selezionarlo dal tuo computer.
- Il sistema elaborerà automaticamente il file.
- Formati accettati:
.xlse.xlsx
Fase 4. Controlla il riepilogo dell'importazione
Prima di confermare, vedrai un riepilogo contenente:
- Totale delle spedizioni e dei pacchi rilevati
- Stato di ogni riga: ✓ corretto o ⚠ con avviso
- Suggerimenti relativi al codice HS qualora il sistema rilevi prodotti non classificati
Se una spedizione presenta un avviso ⚠
L'invio non è bloccato. Puoi correggerlo direttamente lì oppure proseguire e modificarlo in seguito dall'elenco degli invii. Gli invii contrassegnati da un avviso vengono elaborati lo stesso; ti basta controllarli prima di generare la bolla di accompagnamento.
Se devi correggere il file
Clicca su “Carica un altro file” per caricare una versione aggiornata senza chiudere il flusso. Quando tutto è pronto, clicca su Elaborare.
Fase 5. Seleziona il servizio di spedizione
Vedrai l'elenco di tutte le tue spedizioni importate. Da qui:
- Clicca su “Richiedi preventivo” per ogni spedizione per visualizzare le opzioni di corriere e i relativi prezzi
- Scegli il servizio più adatto alle tue esigenze
- Oppure seleziona più spedizioni e richiedi un preventivo in blocco dalla barra in basso
Passaggio 6. Crea le tue linee guida
Una volta selezionato il servizio:
- Seleziona le spedizioni che desideri elaborare
- Clicca su "Genera" nella barra in basso
- Scarica le tue guide cliccando sul pulsante “Scarica guide”
ℹ️ Le guide generate sono disponibili anche nella sezione “Le mie spedizioni” del tuo account, dove puoi consultarle o scaricarle in qualsiasi momento.
Opzione 2: Modello tradizionale
Utilizza questa opzione se disponi già di un processo consolidato o se hai bisogno di garantire la compatibilità con un altro sistema.
| Modello Smart | Modello tradizionale | |
|---|---|---|
| Formato | Il sistema, grazie alla sua flessibilità, interpreta il tuo file | Righe fisse che devi rispettare alla lettera |
| Archivio | Universale per tutti i paesi | Un file diverso per ogni paese |
| È richiesto il formato esatto | No | Sì |
Passo dopo passo
- Clicca su Carica file Excel
- Scarica il modello relativo al tuo Paese. Le colonne variano a seconda del Paese
- Compila il modulo con i tuoi dati di spedizione
- Carica il file sulla piattaforma
- Prosegui dal punto 5 di questo articolo per selezionare il servizio e generare le tue guide
⚠️ Scarica sempre il modello relativo al tuo Paese. L'utilizzo del modello di un altro Paese può causare errori durante l'importazione, poiché le colonne e i campi richiesti variano.
💡 All'interno del file scaricabile troverai una cartella denominata "Esempi" contenente manuali in diverse lingue che ti aiuteranno a compilare correttamente il modello.
Domande frequenti
Quanti invii posso importare in un file? Non esiste un limite fisso. Se stai gestendo un’operazione con volumi elevati e riscontri rallentamenti, ti consigliamo di suddividere il file in lotti.
Cosa succede se il codice postale non è presente nel database? Il sistema utilizza l'intelligenza artificiale per interpretare e completare automaticamente l'indirizzo sulla base delle informazioni disponibili.
Posso effettuare spedizioni internazionali con questa funzione? Sì. Assicurati di inserire il codice HS di ogni prodotto. Il sistema ti avviserà nel riepilogo dell'importazione se tale dato manca.
Posso caricare il file più volte? Sì. Ogni file viene salvato nella cronologia con il proprio stato. Puoi consultarlo nuovamente o caricare una versione corretta quando vuoi.
Posso modificare una spedizione dopo averla importata? Sì. Puoi modificare i dati di qualsiasi spedizione dall'elenco prima di calcolare il costo o generare la bolla di spedizione.
Questa risorsa vi è utile?