Spedizioni con Excel

Hai 10, 50 o centinaia di spedizioni da fare? Inserirle una per una richiede troppo tempo.

Con l’importazione Excel puoi preparare l’intero elenco in un foglio di calcolo e caricarlo sulla piattaforma tutto in una volta. Il sistema legge il file, convalida gli indirizzi automaticamente e ti mostra un riepilogo prima di confermare, così puoi rivedere tutto prima di generare le etichette.

Importante

Questa funzione non è disponibile per gli utenti con il ruolo Supporto.

Prima di iniziare

Tieni pronte le seguenti informazioni per ogni spedizione:

• Indirizzo di origine e di destinazione
• Misure e peso del pacco
• Descrizione del contenuto
• Per le spedizioni internazionali: valore dichiarato e codice HS del prodotto

Nota

Che cos’è il codice HS? È un codice internazionale che classifica il tipo di prodotto per la dogana. È obbligatorio sulle spedizioni che attraversano i confini. Se non lo hai, la piattaforma ne suggerirà uno durante l’importazione.

Come ci accedo?

1. Accedi al tuo account Envia.com
2. Vai su Crea spedizione > Crea spedizioni con Excel.

Vedrai la sezione File salvati con la cronologia dei file che hai caricato in precedenza. In alto a destra troverai due opzioni:

• Modello intelligente (consigliato): Accetta formati flessibili e interpreta il file con l’intelligenza artificiale.
• Carica file Excel: Modello tradizionale con colonne fisse, specifico per Paese.

Nota

Se è la prima volta che usi questa funzione, usa il Modello intelligente. È più semplice e non richiede che il tuo Excel abbia un formato esatto.

Modello intelligente (consigliato)

Passo 1. Scarica il modello

• Clicca sul pulsante Modello intelligente. Si aprirà la finestra Importazione intelligente.
• Clicca Scarica modello e apri il file in Excel o in qualsiasi editor di fogli di calcolo.

Passo 2. Compila i dati delle spedizioni

Il modello ha un unico foglio chiamato shipments. Compila una riga per spedizione con le seguenti informazioni:

Sezione	Che cosa include
Identificazione	Riferimento univoco della spedizione
Origine	Indirizzo di partenza completo
Destinazione	Indirizzo completo, nome del destinatario, azienda, email, telefono
Tipo	Numero del pacco e tipo di spedizione (Busta/Scatola/Pallet)
Dimensioni	Altezza, larghezza, lunghezza e unità di misura (cm o in)
Peso	Peso e unità (kg o lb)
Contenuto	Descrizione del contenuto del pacco
Prodotto	SKU e quantità
Valori	Valore dichiarato e valuta
Addebiti	Importo di assicurazione e pagamento alla consegna, se applicabile (1 = Sì, 0 = No)

Nota

Indirizzo di origine: Puoi scriverlo in formato libero. Se lo lasci vuoto, il sistema userà l’indirizzo predefinito della tua azienda. Questo è utile quando tutte le spedizioni partono dallo stesso posto.

Nota

Più pacchi nella stessa spedizione: Usa lo stesso numero nella colonna # Pacco per raggruppare i prodotti nello stesso pacco fisico. Cambia il numero per indicare un pacco diverso all’interno della stessa spedizione.

Passo 3. Carica il file

Torna alla finestra Importazione intelligente e trascina il file nell’area di caricamento, oppure clicca per selezionarlo dal computer. Il sistema elaborerà il file automaticamente.

Formati accettati: .xls e .xlsx

Passo 4. Controlla il riepilogo dell’importazione

Prima di confermare, vedrai un riepilogo con:

• Totale spedizioni e pacchi rilevati
• Stato di ogni riga: ✓ corretta o ⚠ con un avviso
• Suggerimenti di codice HS se il sistema rileva prodotti non classificati

Se una spedizione ha un avviso ⚠

La spedizione non è bloccata. Puoi continuare e modificarla in seguito dall’elenco delle spedizioni. Le spedizioni con un avviso vengono elaborate allo stesso modo; rivedile solo prima di generare l’etichetta.

Se devi correggere il file

Clicca ← Indietro per tornare alla schermata di caricamento e caricare una versione aggiornata senza chiudere il flusso.

Manca l’indirizzo di origine

Se una riga del file non include un indirizzo di origine, il sistema ti chiederà di assegnarne uno prima di continuare. Seleziona uno dei tuoi indirizzi salvati nel selettore che compare nel riepilogo. Il pulsante Elabora resterà disabilitato finché non risolvi questo punto.

Nota

Se non hai un indirizzo di origine salvato, clicca Aggiungi all’interno del selettore per crearne uno nuovo da Impostazioni > Indirizzi.

Suggerimenti di codice HS

Se il sistema rileva prodotti senza codice HS, mostrerà una tabella con suggerimenti automatici. Puoi:

• Cliccare Usa su ogni riga per accettare il suggerimento individualmente.
• Cliccare Usa tutti per accettare tutti i suggerimenti con un solo clic.

Suggerimento

I codici HS suggeriti sono una linea guida automatica. Ti consigliamo di verificarli prima di confermare se farai spedizioni internazionali.

Quando tutto è pronto, clicca Elabora.

Passo 5. Seleziona il servizio di spedizione

Vedrai l’elenco di tutte le spedizioni importate. Da qui:

• Clicca Calcola preventivo su ogni spedizione per vedere le opzioni dei corrieri e i loro prezzi, e seleziona il servizio che fa più al caso tuo.
• Oppure seleziona più spedizioni e calcolane il preventivo in blocco dalla barra in basso.

Passo 6. Genera le etichette

Una volta selezionato il servizio:

1. Spunta le spedizioni che vuoi elaborare.

2. Clicca Genera nella barra in basso.

3. Scarica le etichette con il pulsante Scarica etichette.

   Nota

   Le etichette generate sono anche disponibili in Le mie spedizioni così puoi visualizzarle o scaricarle in qualsiasi momento.

   Nota

   Nella sezione File salvati, lo stato di ogni lotto è mostrato nel formato X / Y, dove X è il numero di etichette già generate e Y è il totale delle spedizioni nel file. Mentre il lotto è in elaborazione, lo stato compare in arancione.

Modello tradizionale

Usa questa opzione se hai già un processo consolidato o hai bisogno di compatibilità con un altro sistema.

	Modello intelligente	Modello tradizionale
Formato	Flessibile, il sistema interpreta il file	Colonne fisse che devi seguire esattamente
File	Universale per tutti i Paesi	Un file diverso per Paese
Richiede formato esatto	No	Sì

Passo per passo

1. Clicca Carica file Excel.

2. Scarica il modello per il tuo Paese. Le colonne variano in base al Paese.

3. Compila il modello con i dati delle spedizioni.

4. Carica il file sulla piattaforma trascinandolo nell’area di caricamento o selezionandolo dal computer.

5. Continua dal Passo 5 di questo articolo per selezionare il servizio e generare le etichette.

   Nota

   Scarica sempre il modello per il tuo Paese. Usare il modello di un altro Paese può causare errori di importazione, perché le colonne e i campi obbligatori variano.

   Nota

   All’interno del file scaricabile troverai una cartella Examples con manuali in diverse lingue per aiutarti a compilare correttamente il modello.

Domande frequenti

Quante spedizioni posso importare in un file? Non c’è un limite fisso. Se hai un’operazione ad alto volume e noti lentezza, ti consigliamo di dividere il file in lotti.

Che succede se il codice postale non esiste nel database? Il sistema usa l’intelligenza artificiale per interpretare e completare l’indirizzo automaticamente con le informazioni disponibili.

Posso fare spedizioni internazionali con questa funzione? Sì. Assicurati di includere il codice HS per ogni prodotto. Il sistema ti avviserà nel riepilogo dell’importazione se quel dato manca.

Posso caricare il file più volte? Sì. Ogni file viene salvato nella cronologia con il suo stato. Puoi visualizzarlo di nuovo o caricare una versione corretta quando vuoi.

Posso modificare una spedizione dopo averla importata? Sì. Puoi modificare i dati di qualsiasi spedizione dall’elenco prima di calcolare il preventivo o generare l’etichetta.

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