Envois Excel

Vous avez 10, 50 ou des centaines d’envois à faire ? Les saisir un par un prend trop de temps.

Avec l’importation Excel, vous pouvez préparer toute votre liste dans un tableur et la téléverser sur la plateforme en une seule fois. Le système lit votre fichier, valide les adresses automatiquement et vous montre un résumé avant de confirmer, afin que vous puissiez tout vérifier avant de générer vos étiquettes.

Important

Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les utilisateurs avec le rôle Support.

Avant de commencer

Ayez les informations suivantes prêtes pour chaque envoi :

• Adresse d’origine et de destination
• Mesures et poids du colis
• Description du contenu
• Pour les envois internationaux : valeur déclarée et code HS du produit

Remarque

Qu’est-ce que le code HS ? C’est un code international qui classifie le type de produit pour la douane. Il est obligatoire sur les envois qui franchissent les frontières. Si vous ne l’avez pas, la plateforme en suggérera un pendant l’importation.

Comment y accéder ?

1. Connectez-vous à votre compte Envia.com
2. Allez dans Créer un envoi > Créer des envois avec Excel.

Vous verrez la section Fichiers enregistrés avec l’historique des fichiers que vous avez déjà téléversés. En haut à droite, vous trouverez deux options :

• Modèle intelligent (recommandé) : Accepte des formats flexibles et interprète votre fichier avec l’intelligence artificielle.
• Téléverser un fichier Excel : Modèle traditionnel avec des colonnes fixes, spécifique par pays.

Remarque

Si c’est la première fois que vous utilisez cette fonctionnalité, utilisez le Modèle intelligent. Il est plus simple et n’exige pas que votre Excel ait un format exact.

Modèle intelligent (recommandé)

Étape 1. Téléchargez le modèle

• Cliquez sur le bouton Modèle intelligent. La fenêtre Importation intelligente s’ouvrira.
• Cliquez sur Télécharger le modèle et ouvrez le fichier dans Excel ou tout éditeur de tableur.

Étape 2. Remplissez les données de vos envois

Le modèle a une seule feuille appelée shipments. Remplissez une ligne par envoi avec les informations suivantes :

Section	Ce qu’elle inclut
Identification	Référence unique de l’envoi
Origine	Adresse de départ complète
Destination	Adresse complète, nom du destinataire, entreprise, e-mail, téléphone
Type	Numéro de colis et type d’envoi (Enveloppe/Boîte/Palette)
Dimensions	Hauteur, largeur, longueur et unité de mesure (cm ou in)
Poids	Poids et unité (kg ou lb)
Contenu	Description du contenu du colis
Produit	SKU et quantité
Valeurs	Valeur déclarée et devise
Frais	Montant de l’assurance et du paiement contre remboursement, le cas échéant (1 = Oui, 0 = Non)

Remarque

Adresse d’origine : Vous pouvez l’écrire en format libre. Si vous la laissez vide, le système utilisera l’adresse par défaut de votre entreprise. C’est utile lorsque tous vos envois partent du même endroit.

Remarque

Plusieurs colis dans le même envoi : Utilisez le même numéro dans la colonne # Package pour grouper les produits dans le même colis physique. Changez le numéro pour indiquer un colis différent dans le même envoi.

Étape 3. Téléversez le fichier

Retournez à la fenêtre Importation intelligente et faites glisser votre fichier dans la zone de téléversement, ou cliquez pour le sélectionner depuis votre ordinateur. Le système traitera le fichier automatiquement.

Formats acceptés : .xls et .xlsx

Étape 4. Vérifiez le résumé de l’importation

Avant de confirmer, vous verrez un résumé avec :

• Total des envois et colis détectés
• Statut de chaque ligne : ✓ correct ou ⚠ avec un avertissement
• Suggestions de code HS si le système détecte des produits non classifiés

Si un envoi a un avertissement ⚠

L’envoi n’est pas bloqué. Vous pouvez continuer et le modifier plus tard depuis la liste des envois. Les envois avec un avertissement sont traités de la même façon ; vérifiez-les simplement avant de générer l’étiquette.

Si vous devez corriger le fichier

Cliquez sur ← Retour pour revenir à l’écran de téléversement et téléverser une version mise à jour sans fermer le flux.

Adresse d’origine manquante

Si une ligne de votre fichier n’inclut pas d’adresse d’origine, le système vous demandera d’en attribuer une avant de continuer. Sélectionnez l’une de vos adresses enregistrées dans le sélecteur qui apparaît dans le résumé. Le bouton Traiter restera désactivé jusqu’à ce que vous résolviez cela.

Remarque

Si vous n’avez pas d’adresse d’origine enregistrée, cliquez sur Ajouter dans le sélecteur pour en créer une nouvelle depuis Paramètres > Adresses.

Suggestions de code HS

Si le système détecte des produits sans code HS, il affichera un tableau avec des suggestions automatiques. Vous pouvez :

• Cliquer sur Utiliser sur chaque ligne pour accepter la suggestion individuellement.
• Cliquer sur Tout utiliser pour accepter toutes les suggestions en un seul clic.

Astuce

Les codes HS suggérés sont une indication automatique. Nous recommandons de les vérifier avant de confirmer si vous allez faire des envois internationaux.

Lorsque tout est prêt, cliquez sur Traiter.

Étape 5. Sélectionnez le service d’expédition

Vous verrez la liste de tous vos envois importés. À partir d’ici :

• Cliquez sur Devis sur chaque envoi pour voir les options de transporteurs et leurs prix, et sélectionnez le service qui vous convient le mieux.
• Ou sélectionnez plusieurs envois et obtenez un devis groupé depuis la barre inférieure.

Étape 6. Générez vos étiquettes

Une fois le service sélectionné :

1. Cochez les envois que vous souhaitez traiter.

2. Cliquez sur Générer dans la barre inférieure.

3. Téléchargez vos étiquettes avec le bouton Télécharger les étiquettes.

   Remarque

   Les étiquettes générées sont aussi disponibles dans Mes envois afin que vous puissiez les consulter ou les télécharger à tout moment.

   Remarque

   Dans la section Fichiers enregistrés, le statut de chaque lot est affiché au format X / Y, où X est le nombre d’étiquettes déjà générées et Y le total des envois dans le fichier. Pendant que le lot est en cours, le statut apparaît en orange.

Modèle traditionnel

Utilisez cette option si vous avez déjà un processus établi ou si vous avez besoin de compatibilité avec un autre système.

	Modèle intelligent	Modèle traditionnel
Format	Flexible, le système interprète votre fichier	Colonnes fixes que vous devez suivre exactement
Fichier	Universel pour tous les pays	Un fichier différent par pays
Nécessite un format exact	Non	Oui

Étape par étape

1. Cliquez sur Téléverser un fichier Excel.

2. Téléchargez le modèle pour votre pays. Les colonnes varient selon le pays.

3. Remplissez le modèle avec les données de vos envois.

4. Téléversez le fichier sur la plateforme en le faisant glisser dans la zone de téléversement ou en le sélectionnant depuis votre ordinateur.

5. Continuez à partir de l’étape 5 de cet article pour sélectionner le service et générer vos étiquettes.

   Remarque

   Téléchargez toujours le modèle de votre pays. Utiliser le modèle d’un autre pays peut provoquer des erreurs d’importation, car les colonnes et les champs obligatoires varient.

   Remarque

   Dans le fichier téléchargeable, vous trouverez un dossier Examples avec des manuels en plusieurs langues pour vous aider à remplir correctement le modèle.

Questions fréquentes

Combien d’envois puis-je importer dans un fichier ? Il n’y a pas de limite fixe. Si vous avez une opération à fort volume et que vous constatez de la lenteur, nous recommandons de diviser le fichier en lots.

Que se passe-t-il si le code postal n’existe pas dans la base de données ? Le système utilise l’intelligence artificielle pour interpréter et compléter l’adresse automatiquement avec les informations disponibles.

Puis-je faire des envois internationaux avec cette fonctionnalité ? Oui. Assurez-vous d’inclure le code HS pour chaque produit. Le système vous le signalera dans le résumé d’importation si cette donnée manque.

Puis-je téléverser le fichier plusieurs fois ? Oui. Chaque fichier est enregistré dans l’historique avec son statut. Vous pouvez le consulter à nouveau ou téléverser une version corrigée quand vous le souhaitez.

Puis-je modifier un envoi après l’avoir importé ? Oui. Vous pouvez modifier les données de n’importe quel envoi depuis la liste avant d’obtenir un devis ou de générer l’étiquette.

Articles connexes

• Générer des envois groupés
• Créer une étiquette d’expédition
• Tout ce que vous pouvez faire dans la section Mes envois